NetSuite

Cómo conectar tu cuenta de NetSuite: qué necesitas y cómo conectarla.

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🚨 Requisitos previos

Lo siguiente debe cumplirse en tu cuenta de NetSuite antes de empezar:

• Tienes un rol de Administrator, o un rol con el permiso SuiteApp Marketplace (necesario para instalar un bundle).
• Tienes el Bundle ID proporcionado por Chift: 703899 (o por tu proveedor, para un bundle personalizado).
• Solo si tu proveedor de software envía transacciones bancarias a NetSuite: una configuración adicional, descrita en el paso 4 de la configuración. Depende de si la SuiteApp ZoneReconcile está instalada en tu cuenta.

Todo lo que Chift necesita (un script, un rol con privilegios mínimos, el registro de integración OAuth 2.0 y una carpeta de adjuntos) se entrega mediante el bundle con un solo clic. Nunca tienes que subir archivos, configurar scripts manualmente ni copiar un Client ID o Secret.

Toda la configuración consta de cuatro pasos: habilitar funciones → instalar el bundle → asignar el rol → autorizar. Si tu proveedor envía transacciones bancarias, añade el paso 4 de la configuración antes de autorizar.

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⚙️ Configuración

Debes haber iniciado sesión en tu cuenta de NetSuite para los pasos siguientes.

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☑ 1. Habilita las funciones correctas de la empresa

Ve a la pestaña Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud. Habilita cada una de las siguientes, guarda y acepta cada aviso de Términos de Servicio.

Esto debe hacerse antes de instalar el bundle: sin Server SuiteScript habilitado, el script del bundle no puede instalarse.

• SuiteScript → Client SuiteScript, Server SuiteScript

  

• Manage Authentication → OAuth 2.0

  

• SuiteTalk (Web Services) → REST Web Services

  

• Custom Records → Custom Records

  

Si tu cuenta utiliza custom segments como dimensiones analíticas, habilita también SuiteCloud > Custom Segments (más adelante concederás el permiso correspondiente en el rol; el permiso solo aparece una vez activada la función).

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☑ 2. Instala el bundle de Chift

Ve a Customization > SuiteBundler > Search & Install Bundles, introduce el Bundle ID 703899, revisa la lista de objetos y haz clic en Install.

El script y su despliegue, el rol Chift Integration, el registro de integración y la carpeta Chift Attachments se instalan todos con un solo clic.

Para eliminar el bundle más adelante: Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles → selecciona el bundle → Uninstall.

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☑ 3. Asigna el rol Chift Integration (y vuelve a iniciar sesión)

Puedes hacerlo ahora o en el momento de la conexión. Asignar el rol de antemano es lo más limpio, pero si no se configura aquí, el usuario aún puede seleccionar (o cambiar a) el rol correcto en la pantalla de consentimiento de NetSuite durante la conexión (consulta Comprueba el rol en la conexión en la sección Conexión más abajo).

El bundle instala la definición del rol, pero no lo asigna a ningún usuario. Asígnalo al usuario que se conectará a Chift.

Asigna el rol en Setup > Users/Roles > Manage Users > el usuario > subpestaña Access > añade Chift Integration > Save.

✅ Recomendado: utiliza un usuario de integración dedicado. Crea o elige un empleado cuyo único rol sea Chift Integration (sin Administrator, sin ningún otro rol). Esto es lo que mantiene la conexión con privilegios mínimos en tiempo de ejecución.

Si utilizas tu propio rol en lugar de los del bundle: añádele el permiso Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates (bajo Setup). Sin él, la conexión sigue funcionando, pero permanece en el flujo OAuth estándar y necesita reautorización aproximadamente cada 30 días. Con este permiso, pasa a la autenticación basada en certificados (máquina a máquina) y nunca caduca. También debes asegurarte de que el permiso Subsidiaries View/List esté configurado en el rol utilizado.

DEBES cerrar sesión y volver a iniciarla después de asignar el rol. NetSuite almacena en caché los roles por sesión, por lo que un rol recién asignado solo pasa a ser seleccionable después de que el usuario cierre sesión y vuelva a iniciarla. Si omites esto, el rol no aparecerá en la pantalla de consentimiento del siguiente paso.

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☑ 4. Prepara las transacciones bancarias (solo si tu proveedor las envía)

Omite este paso si tu proveedor de software no envía transacciones bancarias a NetSuite.

Una vez completada la configuración y cuando lleguen tus primeros extractos, consulta Transacciones bancarias en Bueno saber para ver dónde encontrarlos y cómo conciliarlos.

Los extractos bancarios llegan a NetSuite de una de dos formas. Tú no eliges cuál: depende únicamente de si la SuiteApp ZoneReconcile de Zone & Co está instalada en tu cuenta. Para comprobarlo, busca el menú Transactions > Bank Reconciliation: solo existe cuando ZoneReconcile está instalado.

Las transacciones bancarias requieren el rol Chift Integration (o tu propio rol con el mismo acceso). Chift Integration (Read Only) no puede importar extractos bancarios.

ZoneReconcile está instalado

Tus extractos bancarios se escriben en ZoneReconcile, y ZoneReconcile los concilia con tus facturas de venta y de compra abiertas.

Comprueba primero la versión del bundle de integración. Los extractos bancarios con ZoneReconcile requieren la versión 1.2 o posterior del bundle del paso 2 de la configuración. En Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles, comprueba su versión. Si es más antigua, ábrela y haz clic en Update: nunca se actualiza por sí sola. Si omites esto, el envío de extractos bancarios falla con “Script extension version not valid.”

A continuación, concede al rol con el que te conectas acceso Full a los dos tipos de registro bancario de ZoneReconcile, Bank Statement y Bank Statement Transaction, y a Lists > Perform Search. Hazlo antes de conectarte: sin este acceso, la conexión no puede ver ZoneReconcile y falla con “Bank Statement Parsers is not installed.” Si lo concedes más tarde, vuelve a probar la conexión.

Luego, en ZoneReconcile, para cada cuenta bancaria que recibirá extractos:

1. Crea su Bank Account Configuration, en Setup > Bank Reconciliation Setup > Bank Account Configurations (Setup > ZoneReconcile Setup > Bank Account Configuration en versiones anteriores). Rellena la cuenta contable genérica, el campo de nombre de la contraparte y las cuentas predeterminadas de pagos y cobros. ZoneReconcile solo concilia extractos de una cuenta bancaria que tenga una.
2. Configura sus Matching Preferences, para débitos y para créditos. Por ejemplo, Match Open Credits on Exact match of amount para conciliar los pagos de clientes por importe.
3. Configura sus Processing Preferences.

Divisas: una cuenta bancaria en moneda extranjera solo paga facturas en esa misma moneda. Una cuenta bancaria en tu moneda base puede pagar facturas en cualquier moneda. Para pagar una factura en moneda base desde una cuenta bancaria en moneda extranjera, NetSuite necesita una cuenta transitoria: consulta Foreign Currencies de Zone & Co.

Para la conciliación por número de documento, ZoneReconcile solo tiene en cuenta referencias de al menos 4 caracteres que contengan un dígito, salvo que Allow non-numeric matches esté habilitado. Consulta Matching Preferences.

ZoneReconcile no está instalado

Tus extractos bancarios pasan por la importación de datos bancarios propia de NetSuite, y los concilias en Match Bank Data. Configúralo una sola vez:

Realiza los pasos a a g antes de conectarte.

a. Comprueba la versión del bundle de integración. Los extractos bancarios sin ZoneReconcile requieren la versión 1.4 o posterior del bundle del paso 2 de la configuración. En Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles, comprueba su versión. Si es más antigua, ábrela y haz clic en Update: nunca se actualiza por sí sola. La versión 1.4 añade el plug-in Chift Bank Statement Import y la carpeta Chift Bank Statements del File Cabinet. Conserva exactamente una carpeta con ese nombre y no la renombres.

b. Instala la SuiteApp Bank Statement Parsers. Ve a Customization > SuiteBundler > Search & Install Bundles, haz clic en Advanced, busca el Bundle ID 293699 (Bank Statement Parsers, de Oracle NetSuite, gratuito) y haz clic en Install. Requiere las mismas funciones que el paso 1 de la configuración. El bundle muestra Pending… durante unos minutos tras la instalación.

c. Habilita los dos plug-ins. Ve a Customization > Plug-ins > Manage Plug-ins, marca Chift Bank Statement Import y CSV Plugin Implementation, y haz clic en Save. Si uno queda sin marcar, no se importa nada y no aparece nada en Banking Import History.

d. Crea una Financial Institution. Ve a Setup > Accounting > Financial Institution > New. Rellena Financial Institution, por ejemplo el nombre de tu banco, y haz clic en Save.

e. Añade su format profile. Abre la Financial Institution guardada en modo View: en modo Edit, Add no hace nada. En la subpestaña Format Profile: Configuration, haz clic en Add y rellena:

Campo	Valor
Profile Name	Cualquier nombre, por ejemplo Bank statements format profile
Profile Type	Bank Reconciliation
Connectivity Method	Chift Bank Statement Import
Transaction Parser	CSV Plugin Implementation

Haz clic en Save. Mantén solo un format profile activo en esta Financial Institution.

Si Chift Bank Statement Import no está en la lista, revisa los pasos a y c. Si CSV Plugin Implementation no está en la lista, revisa los pasos b y c.

f. Deja la configuración del analizador tal cual. En la subpestaña Parser Configuration del perfil, conserva los valores predeterminados. Un formato de fecha personalizado solo puede usar M, D e Y, por ejemplo DD/MM/YYYY. Si cambias la configuración del analizador más tarde, los extractos enviados antes del cambio y aún no importados pueden fallar u omitirse: elimina esos archivos de la carpeta Chift Bank Statements y pide a tu proveedor que los vuelva a enviar.

g. Prepara cada cuenta bancaria. Para cada cuenta bancaria o de tarjeta de crédito que recibirá extractos, ábrela en Lists > Accounting > Accounts, haz clic en Edit, habilítala para Match Bank Data y Reconcile Account Statement, y haz clic en Save. También necesita:

• un número de cuenta, sin guion bajo (_), que no utilice ninguna otra cuenta activa
• una moneda cuyo ISO Code sea el código ISO 4217 de tres letras, por ejemplo EUR o GBP

No necesitas rellenar Account Linking: cada cuenta bancaria se añade allí con su primer extracto.

h. Después de tu primer extracto: elige con qué frecuencia importa NetSuite. Una vez vinculada una cuenta bancaria, NetSuite importa nuevos extractos una vez al día de forma predeterminada. Puedes cambiarlo en la subpestaña Import Schedule del perfil: una Unit of Time (hora o día), una Frequency, una Import Date, una Import Time y una Time Zone. Rellénalos todos, o déjalos todos vacíos. Consulta Setting Up a Bank Import Schedule de Oracle.

Elegirás esta Financial Institution al conectarte, en el campo Financial institution.

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⚡️ Conexión

En Chift, inicia la conexión de NetSuite y sigue los pasos.

Paso 1: Elige un nombre para tu conexión.

Paso 2: Rellena el Account ID de tu NetSuite.

Tu Account ID está al principio de tu URL de NetSuite, p. ej. https://1234567.app.netsuite.com → el Account ID es 1234567. Para las cuentas sandbox, sustituye el guion de la URL (sb-) por un guion bajo (sb_), p. ej. sb-12345 se introduce como sb_12345. (Documentación de NetSuite)

Paso 3: Haz clic en Authorize. Cuando se te solicite, introduce tus credenciales (asociadas a la aplicación) para conectar tu cuenta de NetSuite.

Conéctate con el rol que quieres que Chift utilice, no como Administrator. La conexión se ejecuta con el rol con el que el usuario autorice. Si se conecta un Administrator, se ejecuta con acceso completo de administrador. Inicia sesión como el usuario que tenga el rol acotado que asignaste en el paso 3 de la configuración (lectura + escritura, solo lectura, o tu propio rol).

Comprueba el rol en la conexión. En la pantalla de consentimiento, NetSuite muestra el rol que utilizará la conexión. Si el rol correcto no se asignó durante la preparación, o si está preseleccionado el incorrecto, compruébalo aquí y cambia al rol correcto antes de confirmar.

Haz clic en Continue y listo: no hay que introducir ningún Client ID, Client Secret ni URL de RESTlet. Los datos contables estándar y las funciones basadas en script (adjuntos; transacciones bancarias cuando corresponda) se ejecutan todas sobre la misma conexión OAuth 2.0.

Financial institution (solo si tu proveedor envía transacciones bancarias). Después de autorizar, la ventana de conexión puede pedirte una Financial institution:

• ZoneReconcile no está instalado: elige la Financial Institution que creaste en el paso 4 de la configuración. Solo se listan aquellas con un format profile configurado como se describe allí.
• ZoneReconcile está instalado: la lista está vacía. Deja el campo tal cual.

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ℹ Bueno saber

Roles y permisos.

El bundle incluye dos roles: Chift Integration (lectura + escritura) y Chift Integration (Read Only). También puedes conectarte con tu propio rol de NetSuite acotado a tus necesidades; en ese caso, ponte en contacto con el proveedor de software desde el que estás iniciando esta conexión para conocer el conjunto mínimo de permisos requeridos para el alcance de tu integración con Netsuite.

🚨 Mantener la autenticación máquina a máquina (sin reconexiones mensuales).

Sea cual sea el rol con el que te conectes (del bundle o propio), necesita el permiso Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates (bajo Setup en la lista de permisos del rol) para que la conexión pase a la autenticación basada en certificados y deje de requerir reconexión cada ~30 días. Los roles Chift Integration del bundle ya lo incluyen. Si usas tu propio rol, añádelo manualmente:

También necesitarás marcar Client Credentials (Machine To Machine) Grant en el propio registro de integración de NetSuite (la misma pantalla que las casillas de alcance REST Web Services y RESTlets). Esto solo aplica si utilizas tu propio registro de integración en lugar del bundle de Chift.

Sin ambos, la conexión sigue funcionando con normalidad, simplemente permanece en el flujo estándar y necesita reautorización aproximadamente una vez al mes.

Cuentas OneWorld (multi-subsidiaria).

El rol Chift Integration viene con Subsidiary Restrictions = All para que el conector pueda ver todas las subsidiarias. Si se cambia a User Subsidiary, o si la preferencia Include Sub-Subsidiaries del usuario está desactivada (Home > Set Preferences > Restrict View), las subsidiarias hijas no aparecerán en Chift. Vuelve a iniciar sesión tras cambiar cualquiera de las dos.

Carpeta de adjuntos.

El bundle incluye una carpeta Chift Attachments del File Cabinet como destino predeterminado para los adjuntos almacenados. Puedes apuntar Chift a otra carpeta en los ajustes posteriores a la conexión. No renombres la carpeta del bundle: Chift la identifica por el nombre exacto Chift Attachments.

Transacciones bancarias.

Las transacciones bancarias solo requieren la configuración del paso 4. Los adjuntos y todas las funciones contables estándar no dependen de ella. Tu proveedor de software envía las líneas del extracto bancario; tú las concilias en NetSuite o en ZoneReconcile.

Si ZoneReconcile está instalado, tus extractos aparecen en ZoneReconcile, en Transactions > Bank Reconciliation. No se concilian por sí solos. Para cada extracto:

1. Abre el extracto y haz clic en Run Match. ZoneReconcile encuentra las facturas de venta y de compra coincidentes con tus Matching Preferences.
2. Haz clic en Edit y luego en Save. Esto es lo que crea los pagos: Run Match por sí solo no contabiliza nada.

Si ZoneReconcile no está instalado, tus extractos aparecen en Transactions > Bank > Bank Matching and Reconciliation > Match Bank Data:

1. Elige la cuenta bancaria en Account. Un extracto que envía tu proveedor está en NetSuite, pero sus líneas solo aparecen tras la siguiente importación. El primero aparece por sí solo en unos minutos. Si no, haz clic en Update Imported Bank Data. Los siguientes llegan con la programación de importación (paso 4 de la configuración, h), o antes con Update Imported Bank Data. NetSuite permite una importación cada 60 minutos por Financial Institution, para todas sus cuentas bancarias en conjunto.

2. En la pestaña To Be Matched, las líneas del extracto están bajo Imported Bank Data, y tus transacciones de NetSuite bajo Account Transactions. Selecciona una línea en cada lado y haz clic en Match. Cuando ninguna transacción encaja, selecciona solo la línea del extracto y usa Add Journal Entry, Add Charge o Add Deposit. Usa Exclude para una línea que no quieras conciliar.

   

3. En la pestaña Review, comprueba las líneas conciliadas y haz clic en Submit Selected o Submit All. Las conciliaciones solo se registran cuando envías. Hasta entonces, Undo Selected devuelve una línea a To Be Matched.

   

Una línea bancaria se concilia con un pago u otra transacción, no directamente con una factura de venta o de compra abierta.

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❓ Resolución de problemas

Síntoma	Causa	Solución
La conexión sigue pidiendo reconexión cada ~30 días aunque todo lo demás esté bien configurado	Al rol personalizado le falta Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates, o el registro de integración no tiene marcado Client Credentials (Machine To Machine) Grant	Añade el permiso al rol y/o marca el grant en el registro de integración, y luego ejecuta Test Connection
INSUFFICIENT_PERMISSION / “You do not have privileges to view this page” en llamadas de adjuntos o bancarias	Te conectaste como Administrator en lugar de con el usuario Chift Integration, o el rol del token no está en la audiencia del despliegue del script	Vuelve a conectarte con el usuario de integración dedicado (paso 3 de la conexión).
El rol Chift Integration no es seleccionable en la pantalla de consentimiento	Rol asignado pero la sesión no se actualizó	Cierra sesión y vuelve a iniciarla como el usuario de integración (paso 3 de la configuración), y reinténtalo.
La lista de subsidiarias solo muestra la matriz (OneWorld)	Subsidiary Restrictions del rol = User Subsidiary, o Include Sub-Subsidiaries está desactivado	Establece Subsidiary Restrictions = All en el rol, habilita Include Sub-Subsidiaries y vuelve a iniciar sesión.
La carpeta Chift Attachments no aparece en el desplegable de carpetas	La carpeta fue renombrada	Mantén el nombre exacto Chift Attachments.
El bundle no se instala (“script cannot be deployed”)	La función Server SuiteScript / Custom Records no está habilitada	Completa el paso 1 de la configuración antes de instalar.
Un endpoint concreto devuelve un 403 en tiempo de ejecución	Al rol le falta ese permiso de transacción/lista	Concede el permiso que falta en el rol Chift Integration.
”Bank Statement Parsers is not installed.”	La SuiteApp Bank Statement Parsers no está instalada, y ZoneReconcile no está instalado o tu rol no puede leer sus registros bancarios	Instala el bundle 293699 (paso 4 de la configuración, b). Si ZoneReconcile está instalado, concede a tu rol acceso a sus registros bancarios (paso 4 de la configuración, pestaña ZoneReconcile) y vuelve a probar la conexión.
”The bank statements folder is not set up.”	La carpeta Chift Bank Statements instalada por el bundle fue renombrada, eliminada o duplicada	Mantén exactamente una carpeta activa con ese nombre exacto (paso 4 de la configuración, a).
”No single bank reconciliation format profile is set up for the import.”	La Financial Institution no tiene ningún format profile con Chift Bank Statement Import y CSV Plugin Implementation, o tiene varios activos	Mantén exactamente un format profile activo configurado como en el paso 4 de la configuración, e.
”No financial institution is selected for the bank statement import.”	El campo Financial institution se dejó vacío	Elige tu Financial Institution en los ajustes de la conexión (sección Conexión).
La lista Financial institution está vacía y ZoneReconcile no está instalado	Ningún format profile activo utiliza a la vez Chift Bank Statement Import y CSV Plugin Implementation	Configura el format profile (paso 4 de la configuración, e) y vuelve a abrir los ajustes de la conexión.
”Script extension version not valid.”	El bundle de integración instalado en tu cuenta es demasiado antiguo para los extractos bancarios: requieren la versión 1.2 o posterior con ZoneReconcile, y 1.4 o posterior sin él	Actualiza el bundle 703899 (paso 4 de la configuración: la pestaña ZoneReconcile, o el paso a sin ZoneReconcile).
”The bank account … is not enabled for bank data matching.”	La cuenta bancaria no está habilitada para Match Bank Data	Habilítala para Match Bank Data y Reconcile Account Statement (paso 4 de la configuración, g).
”NetSuite did not store the Account Linking row for bank account …”	La cuenta bancaria no pudo añadirse al format profile	En la subpestaña Account Linking del format profile, añade tú mismo la cuenta bancaria.
”The bank account number is missing or contains an underscore.”	La cuenta bancaria de NetSuite no tiene número de cuenta, o contiene _	Asigna a la cuenta bancaria un número sin _ (paso 4 de la configuración, g).
”The currency symbol … in NetSuite is not the ISO 4217 code …”	El ISO Code de la moneda de la cuenta bancaria no es el código estándar de tres letras	En Lists > Accounting > Currencies, abre la moneda y establece ISO Code con el código ISO 4217, por ejemplo EUR.
”Bank account … is linked to another general ledger account … in NetSuite.”	En el Account Linking del format profile, este número de cuenta ya está vinculado a otra cuenta	Corrige o elimina esa fila en Account Linking.
”The date format … of the bank statement parser configuration is not supported.”	El analizador del format profile usa un formato de fecha sin mes, día y año	En la Parser Configuration del format profile, usa un formato de fecha solo con M, D e Y (paso 4 de la configuración, f).
Los extractos bancarios no aparecen en Match Bank Data	Están esperando la siguiente importación	Haz clic en Update Imported Bank Data, como máximo una vez cada 60 minutos.
Sigue sin aparecer nada en Match Bank Data ni en Banking Import History después de Update Imported Bank Data	Un plug-in no está habilitado	Marca Chift Bank Statement Import y CSV Plugin Implementation en Manage Plug-ins (paso 4 de la configuración, c).
Update Imported Bank Data: “Your account is not configured with a bank connection”	Aún no se ha enviado ningún extracto para esta cuenta bancaria, por lo que no está vinculada al format profile	Espera a que tu proveedor envíe un primer extracto y reinténtalo.
”You can only import bank data for an account every 60 minutes.”	Se ejecutó una importación para esta Financial Institution hace menos de una hora	Reinténtalo dentro de una hora, o espera a la importación programada.
”Record ‘formatprofile’ was not found”, o “You need the ‘SuiteScript’ permission”	Te conectas con tu propio rol y le falta Setup > Financial Institution Records o Setup > SuiteScript	Concede Financial Institution Records en Full y SuiteScript en View, además de Lists > Documents and Files en Create.