NetSuite

Comment connecter votre compte NetSuite : ce dont vous avez besoin et comment vous connecter.

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🚨 Prérequis

Les conditions suivantes doivent être remplies dans votre compte NetSuite avant de commencer :

• Vous disposez d’un rôle Administrator, ou d’un rôle avec la permission SuiteApp Marketplace (nécessaire pour installer un bundle).
• Vous disposez du Bundle ID fourni par Chift : 703899 (ou par votre fournisseur, pour un bundle personnalisé).
• Uniquement si votre éditeur de logiciel envoie des transactions bancaires vers NetSuite : une configuration supplémentaire, décrite à l’étape 4 de la configuration. Elle dépend de la présence ou non de la SuiteApp ZoneReconcile sur votre compte.

Tout ce dont Chift a besoin (un script, un rôle à privilèges minimaux, l’enregistrement d’intégration OAuth 2.0 et un dossier de pièces jointes) est livré par le bundle en un clic. Vous n’avez jamais à téléverser de fichiers, configurer des scripts manuellement, ni copier un Client ID ou un Secret.

L’ensemble de la configuration tient en quatre étapes : activer les fonctionnalités → installer le bundle → attribuer le rôle → autoriser. Si votre fournisseur envoie des transactions bancaires, ajoutez l’étape 4 avant d’autoriser.

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⚙️ Configuration

Vous devez être connecté à votre compte NetSuite pour les étapes ci-dessous.

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☑ 1. Activer les bonnes fonctionnalités de l’entreprise

Allez dans Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud. Activez chacun des éléments suivants, enregistrez et acceptez toutes les demandes de conditions d’utilisation.

Cette étape doit être réalisée avant l’installation du bundle : sans Server SuiteScript activé, le script du bundle ne peut pas s’installer.

• SuiteScript → Client SuiteScript, Server SuiteScript

  

• Manage Authentication → OAuth 2.0

  

• SuiteTalk (Web Services) → REST Web Services

  

• Custom Records → Custom Records

  

Si votre compte utilise des custom segments comme dimensions analytiques, activez également SuiteCloud > Custom Segments (vous accorderez la permission correspondante sur le rôle plus tard ; la permission n’apparaît qu’une fois la fonctionnalité activée).

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☑ 2. Installer le bundle Chift

Allez dans Customization > SuiteBundler > Search & Install Bundles, saisissez le Bundle ID 703899, examinez la liste des objets, puis cliquez sur Install.

Le script et son déploiement, le rôle Chift Integration, l’enregistrement d’intégration et le dossier Chift Attachments sont tous installés en un clic.

Pour supprimer le bundle plus tard : Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles → sélectionnez le bundle → Uninstall.

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☑ 3. Attribuer le rôle Chift Integration (et se reconnecter)

Vous pouvez le faire maintenant ou au moment de la connexion. Attribuer le rôle en amont est la solution la plus propre, mais s’il n’est pas défini ici, l’utilisateur peut toujours sélectionner (ou basculer vers) le bon rôle sur l’écran de consentement NetSuite pendant la connexion (voir Vérifier le rôle lors de la connexion dans la section Connexion ci-dessous).

Le bundle installe la définition du rôle, mais ne l’attribue pas à un utilisateur. Attribuez-le à l’utilisateur qui se connectera à Chift.

Attribuez le rôle via Setup > Users/Roles > Manage Users > l’utilisateur > sous-onglet Access > ajoutez Chift Integration > Save.

✅ Recommandé : utilisez un utilisateur dédié à l’intégration. Créez ou choisissez un employé dont le seul rôle est Chift Integration (pas d’Administrator, aucun autre rôle). C’est ce qui garantit une connexion à privilèges minimaux à l’exécution.

Si vous utilisez votre propre rôle plutôt que ceux du bundle : ajoutez-lui la permission Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates (sous Setup). Sans elle, la connexion fonctionne toujours, mais reste sur le flux OAuth standard et nécessite une réautorisation environ tous les 30 jours. Avec cette permission, elle bascule vers une authentification basée sur certificat (machine-to-machine) et n’expire jamais. Vous devez également vous assurer que la permission Subsidiaries View/List est définie sur le rôle utilisé.

Vous DEVEZ vous déconnecter puis vous reconnecter après avoir attribué le rôle. NetSuite met les rôles en cache par session, donc un rôle nouvellement attribué ne devient sélectionnable qu’après que l’utilisateur s’est déconnecté puis reconnecté. Si vous sautez cette étape, le rôle n’apparaîtra pas sur l’écran de consentement à l’étape suivante.

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☑ 4. Préparer les transactions bancaires (uniquement si votre fournisseur les envoie)

Ignorez cette étape si votre éditeur de logiciel n’envoie pas de transactions bancaires vers NetSuite.

Une fois la configuration terminée et vos premiers relevés arrivés, consultez Transactions bancaires dans Bon à savoir pour savoir où les trouver et comment les rapprocher.

Les relevés bancaires parviennent à NetSuite de deux manières. Vous ne la choisissez pas : elle dépend uniquement de la présence ou non de la SuiteApp ZoneReconcile de Zone & Co sur votre compte. Pour vérifier, cherchez un menu Transactions > Bank Reconciliation : il n’existe que lorsque ZoneReconcile est installé.

Les transactions bancaires nécessitent le rôle Chift Integration (ou votre propre rôle avec les mêmes accès). Chift Integration (Read Only) ne peut pas importer de relevés bancaires.

ZoneReconcile est installé

Vos relevés bancaires sont écrits dans ZoneReconcile, et ZoneReconcile les rapproche de vos factures clients et fournisseurs ouvertes.

Vérifiez d’abord la version du bundle d’intégration. Les relevés bancaires avec ZoneReconcile nécessitent la version 1.2 ou ultérieure du bundle de l’étape 2 de la configuration. Dans Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles, vérifiez sa version. Si elle est plus ancienne, ouvrez-le et cliquez sur Update : il ne se met jamais à jour tout seul. Si vous sautez cette étape, l’envoi des relevés bancaires échoue avec « Script extension version not valid. »

Ensuite, donnez au rôle avec lequel vous vous connectez un accès Full aux deux types d’enregistrements bancaires de ZoneReconcile, Bank Statement et Bank Statement Transaction, ainsi qu’à Lists > Perform Search. Faites-le avant de vous connecter : sans cet accès, la connexion ne peut pas voir ZoneReconcile et échoue avec « Bank Statement Parsers is not installed. » Si vous l’accordez plus tard, testez à nouveau la connexion.

Puis, dans ZoneReconcile, pour chaque compte bancaire qui recevra des relevés :

1. Créez sa Bank Account Configuration, sous Setup > Bank Reconciliation Setup > Bank Account Configurations (Setup > ZoneReconcile Setup > Bank Account Configuration dans les versions plus anciennes). Renseignez le compte général fourre-tout, le champ du nom de la contrepartie, et les comptes fournisseurs et clients par défaut. ZoneReconcile ne rapproche que les relevés d’un compte bancaire qui en possède une.
2. Définissez ses Matching Preferences, pour les débits et pour les crédits. Par exemple, Match Open Credits on Exact match of amount pour rapprocher les paiements clients par montant.
3. Définissez ses Processing Preferences.

Devises : un compte bancaire dans une devise étrangère ne paie que des factures dans cette même devise. Un compte bancaire dans votre devise de base peut payer des factures dans n’importe quelle devise. Pour payer une facture en devise de base depuis un compte bancaire en devise étrangère, NetSuite a besoin d’un compte de transit : voir Foreign Currencies de Zone & Co.

Pour le rapprochement par numéro de document, ZoneReconcile ne prend en compte que les références d’au moins 4 caractères contenant un chiffre, sauf si Allow non-numeric matches est activé. Voir Matching Preferences.

ZoneReconcile n'est pas installé

Vos relevés bancaires passent par l’import de données bancaires natif de NetSuite, et vous les rapprochez dans Match Bank Data. Configurez-le une seule fois :

Effectuez les étapes a à g avant de vous connecter.

a. Vérifiez la version du bundle d’intégration. Les relevés bancaires sans ZoneReconcile nécessitent la version 1.4 ou ultérieure du bundle de l’étape 2 de la configuration. Dans Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles, vérifiez sa version. Si elle est plus ancienne, ouvrez-le et cliquez sur Update : il ne se met jamais à jour tout seul. La version 1.4 ajoute le plug-in Chift Bank Statement Import et le dossier File Cabinet Chift Bank Statements. Conservez exactement un dossier portant ce nom, et ne le renommez pas.

b. Installez la SuiteApp Bank Statement Parsers. Allez dans Customization > SuiteBundler > Search & Install Bundles, cliquez sur Advanced, recherchez le Bundle ID 293699 (Bank Statement Parsers, par Oracle NetSuite, gratuit), et cliquez sur Install. Elle nécessite les mêmes fonctionnalités que l’étape 1 de la configuration. Le bundle affiche Pending… pendant quelques minutes après l’installation.

c. Activez les deux plug-ins. Allez dans Customization > Plug-ins > Manage Plug-ins, cochez Chift Bank Statement Import et CSV Plugin Implementation, puis cliquez sur Save. Si l’un reste décoché, rien n’est importé et rien n’apparaît dans Banking Import History.

d. Créez une Financial Institution. Allez dans Setup > Accounting > Financial Institution > New. Renseignez Financial Institution, par exemple le nom de votre banque, puis cliquez sur Save.

e. Ajoutez son profil de format. Ouvrez la Financial Institution enregistrée en mode View : en mode Edit, Add ne fait rien. Dans le sous-onglet Format Profile: Configuration, cliquez sur Add et renseignez :

Champ	Valeur
Profile Name	N’importe quel nom, par exemple Bank statements format profile
Profile Type	Bank Reconciliation
Connectivity Method	Chift Bank Statement Import
Transaction Parser	CSV Plugin Implementation

Cliquez sur Save. Ne conservez qu’un seul profil de format actif sur cette Financial Institution.

Si Chift Bank Statement Import n’est pas dans la liste, vérifiez les étapes a et c. Si CSV Plugin Implementation n’est pas dans la liste, vérifiez les étapes b et c.

f. Laissez les paramètres du parser tels quels. Dans le sous-onglet Parser Configuration du profil, conservez les valeurs par défaut. Un format de date personnalisé ne peut utiliser que M, D et Y, par exemple DD/MM/YYYY. Si vous modifiez les paramètres du parser plus tard, les relevés envoyés avant la modification et pas encore importés peuvent être cassés ou ignorés : supprimez ces fichiers du dossier Chift Bank Statements et demandez à votre fournisseur de les renvoyer.

g. Préparez chaque compte bancaire. Pour chaque compte bancaire ou carte de crédit qui recevra des relevés, ouvrez-le dans Lists > Accounting > Accounts, cliquez sur Edit, activez-le pour Match Bank Data et Reconcile Account Statement, puis cliquez sur Save. Il lui faut également :

• un numéro de compte, sans underscore (_), utilisé par aucun autre compte actif
• une devise dont le ISO Code est le code ISO 4217 à trois lettres, par exemple EUR ou GBP

Vous n’avez pas besoin de renseigner Account Linking : chaque compte bancaire y est ajouté lors de son premier relevé.

h. Après votre premier relevé : choisissez la fréquence d’import de NetSuite. Une fois un compte bancaire lié, NetSuite importe les nouveaux relevés une fois par jour par défaut. Vous pouvez modifier cela dans le sous-onglet Import Schedule du profil : une Unit of Time (heure ou jour), une Frequency, une Import Date, une Import Time et un Time Zone. Renseignez-les tous, ou laissez-les tous vides. Voir Setting Up a Bank Import Schedule d’Oracle.

Vous choisirez cette Financial Institution lors de la connexion, dans le champ Financial institution.

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⚡️ Connexion

Dans Chift, démarrez la connexion NetSuite et suivez les étapes.

Étape 1 : Choisissez un nom pour votre connexion.

Étape 2 : Renseignez votre Account ID NetSuite.

Votre Account ID se trouve au début de votre URL NetSuite, p. ex. https://1234567.app.netsuite.com → l’Account ID est 1234567. Pour les comptes sandbox, remplacez le tiret de l’URL (sb-) par un underscore (sb_), p. ex. sb-12345 se saisit sb_12345. (documentation NetSuite)

Étape 3 : Cliquez sur Authorize. Lorsque vous y êtes invité, saisissez vos identifiants (associés à l’application) pour connecter votre compte NetSuite.

Connectez-vous avec le rôle que vous voulez que Chift utilise, pas en tant qu’Administrator. La connexion s’exécute avec le rôle avec lequel l’utilisateur autorise. Si un Administrator se connecte, elle s’exécute avec un accès administrateur complet. Connectez-vous en tant qu’utilisateur portant le rôle restreint que vous avez attribué à l’étape 3 de la configuration (lecture + écriture, lecture seule, ou votre propre rôle).

Vérifier le rôle lors de la connexion. Sur l’écran de consentement, NetSuite affiche le rôle que la connexion utilisera. Si le bon rôle n’a pas été attribué lors de la préparation, ou si le mauvais est présélectionné, vérifiez-le ici et basculez vers le bon rôle avant de confirmer.

Cliquez sur Continue et c’est tout : aucun Client ID, Client Secret ou URL de RESTlet à saisir. Les données comptables standard et les fonctionnalités reposant sur le script (pièces jointes ; transactions bancaires le cas échéant) passent toutes par la même connexion OAuth 2.0.

Financial institution (uniquement si votre fournisseur envoie des transactions bancaires). Après l’autorisation, la fenêtre de connexion peut demander une Financial institution :

• ZoneReconcile n’est pas installé : choisissez la Financial Institution que vous avez créée à l’étape 4 de la configuration. Seules celles dotées d’un profil de format configuré comme décrit y sont listées.
• ZoneReconcile est installé : la liste est vide. Laissez le champ tel quel.

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ℹ Bon à savoir

Rôles et permissions.

Le bundle livre deux rôles : Chift Integration (lecture + écriture) et Chift Integration (Read Only). Vous pouvez aussi vous connecter avec votre propre rôle NetSuite adapté à vos besoins ; dans ce cas, contactez l’éditeur de logiciel depuis lequel vous initiez cette connexion, afin de connaître l’ensemble minimal de permissions requis pour le périmètre de votre intégration avec NetSuite.

🚨 Rester en authentification machine-to-machine (sans reconnexions mensuelles).

Quel que soit le rôle avec lequel vous vous connectez (du bundle ou le vôtre), il lui faut la permission Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates (sous Setup dans la liste des permissions du rôle) pour que la connexion bascule vers l’authentification par certificat et cesse d’exiger une reconnexion tous les ~30 jours. Les rôles Chift Integration du bundle la possèdent déjà. Si vous utilisez votre propre rôle, ajoutez-la manuellement :

Vous aurez également besoin de cocher Client Credentials (Machine To Machine) Grant sur l’enregistrement d’intégration NetSuite lui-même (même écran que les cases de scope REST Web Services et RESTlets). Cela ne s’applique que si vous utilisez votre propre enregistrement d’intégration plutôt que le bundle Chift.

Sans les deux, la connexion continue de fonctionner normalement, elle reste simplement sur le flux standard et nécessite une réautorisation environ une fois par mois.

Comptes OneWorld (multi-filiales).

Le rôle Chift Integration est livré avec Subsidiary Restrictions = All afin que le connecteur puisse voir toutes les filiales. Si cette valeur est modifiée en User Subsidiary, ou si la préférence Include Sub-Subsidiaries de l’utilisateur est désactivée (Home > Set Preferences > Restrict View), les filiales enfants n’apparaîtront pas dans Chift. Reconnectez-vous après avoir modifié l’un ou l’autre.

Dossier des pièces jointes.

Le bundle livre un dossier File Cabinet Chift Attachments comme cible par défaut des pièces jointes stockées. Vous pouvez orienter Chift vers un autre dossier dans les paramètres post-connexion. Ne renommez pas le dossier du bundle : Chift le reconnaît par son nom exact Chift Attachments.

Transactions bancaires.

Les transactions bancaires nécessitent uniquement la configuration de l’étape 4. Les pièces jointes et toutes les fonctionnalités comptables standard n’en dépendent pas. Votre éditeur de logiciel envoie les lignes de relevé bancaire ; vous les rapprochez dans NetSuite ou dans ZoneReconcile.

Si ZoneReconcile est installé, vos relevés apparaissent dans ZoneReconcile, sous Transactions > Bank Reconciliation. Ils ne sont pas rapprochés automatiquement. Pour chaque relevé :

1. Ouvrez le relevé et cliquez sur Run Match. ZoneReconcile trouve les factures clients et fournisseurs correspondantes selon vos Matching Preferences.
2. Cliquez sur Edit, puis sur Save. C’est ce qui crée les paiements : Run Match seul ne comptabilise rien.

Si ZoneReconcile n’est pas installé, vos relevés apparaissent dans Transactions > Bank > Bank Matching and Reconciliation > Match Bank Data :

1. Choisissez le compte bancaire dans Account. Un relevé envoyé par votre fournisseur est dans NetSuite, mais ses lignes n’apparaissent qu’après le prochain import. Le premier apparaît de lui-même en quelques minutes. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Update Imported Bank Data. Les suivants arrivent avec la planification d’import (étape 4 de la configuration, h), ou plus tôt avec Update Imported Bank Data. NetSuite autorise un import toutes les 60 minutes par Financial Institution, pour l’ensemble de ses comptes bancaires.

2. Dans l’onglet To Be Matched, les lignes de relevé se trouvent sous Imported Bank Data, et vos transactions NetSuite sous Account Transactions. Sélectionnez une ligne de chaque côté et cliquez sur Match. Lorsque aucune transaction ne correspond, sélectionnez uniquement la ligne de relevé et utilisez Add Journal Entry, Add Charge ou Add Deposit. Utilisez Exclude pour une ligne que vous ne souhaitez pas rapprocher.

   

3. Dans l’onglet Review, vérifiez les lignes rapprochées et cliquez sur Submit Selected ou Submit All. Les rapprochements ne sont enregistrés qu’au moment de la soumission. Jusque-là, Undo Selected renvoie une ligne vers To Be Matched.

   

Une ligne bancaire est rapprochée d’un paiement ou d’une autre transaction, pas directement d’une facture client ou fournisseur ouverte.

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❓ Dépannage

Symptôme	Cause	Solution
La connexion demande une reconnexion tous les ~30 jours alors que tout le reste est correctement configuré	Le rôle personnalisé n’a pas la permission Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates, ou l’enregistrement d’intégration n’a pas Client Credentials (Machine To Machine) Grant coché	Ajoutez la permission au rôle et/ou cochez le grant sur l’enregistrement d’intégration, puis lancez Test Connection
INSUFFICIENT_PERMISSION / « You do not have privileges to view this page » sur les appels de pièces jointes ou bancaires	Vous vous êtes connecté en tant qu’Administrator au lieu de l’utilisateur Chift Integration, ou le rôle du token ne fait pas partie de l’audience du déploiement du script	Reconnectez-vous en tant qu’utilisateur d’intégration dédié (étape 3 de la connexion).
Le rôle Chift Integration n’est pas sélectionnable sur l’écran de consentement	Rôle attribué mais session non rafraîchie	Déconnectez-vous et reconnectez-vous en tant qu’utilisateur d’intégration (étape 3 de la configuration), puis réessayez.
La liste des filiales n’affiche que la société mère (OneWorld)	Subsidiary Restrictions du rôle = User Subsidiary, ou Include Sub-Subsidiaries est désactivé	Définissez Subsidiary Restrictions = All sur le rôle, activez Include Sub-Subsidiaries, puis reconnectez-vous.
Le dossier Chift Attachments n’apparaît pas dans la liste déroulante des dossiers	Le dossier a été renommé	Conservez le nom exact Chift Attachments.
Le bundle ne s’installe pas (« script cannot be deployed »)	Fonctionnalité Server SuiteScript / Custom Records non activée	Réalisez l’étape 1 de la configuration avant l’installation.
Un endpoint spécifique renvoie une erreur 403 à l’exécution	Le rôle n’a pas cette permission de transaction/liste	Accordez la permission manquante au rôle Chift Integration.
« Bank Statement Parsers is not installed. »	La SuiteApp Bank Statement Parsers n’est pas installée, et ZoneReconcile n’est pas installé ou votre rôle ne peut pas lire ses enregistrements bancaires	Installez le bundle 293699 (étape 4 de la configuration, b). Si ZoneReconcile est installé, donnez à votre rôle l’accès à ses enregistrements bancaires (étape 4 de la configuration, onglet ZoneReconcile), puis testez à nouveau la connexion.
« The bank statements folder is not set up. »	Le dossier Chift Bank Statements installé par le bundle a été renommé, supprimé ou dupliqué	Conservez exactement un dossier actif portant ce nom exact (étape 4 de la configuration, a).
« No single bank reconciliation format profile is set up for the import. »	La Financial Institution n’a pas de profil de format avec Chift Bank Statement Import et CSV Plugin Implementation, ou en a plusieurs actifs	Conservez exactement un profil de format actif configuré comme à l’étape 4 de la configuration, e.
« No financial institution is selected for the bank statement import. »	Le champ Financial institution a été laissé vide	Choisissez votre Financial Institution dans les paramètres de connexion (section Connexion).
La liste Financial institution est vide, et ZoneReconcile n’est pas installé	Aucun profil de format actif n’utilise à la fois Chift Bank Statement Import et CSV Plugin Implementation	Configurez le profil de format (étape 4 de la configuration, e), puis rouvrez les paramètres de connexion.
« Script extension version not valid. »	Le bundle d’intégration installé sur votre compte est trop ancien pour les relevés bancaires : ils nécessitent la version 1.2 ou ultérieure avec ZoneReconcile, 1.4 ou ultérieure sans	Mettez à jour le bundle 703899 (étape 4 de la configuration : l’onglet ZoneReconcile, ou l’étape a sans ZoneReconcile).
« The bank account … is not enabled for bank data matching. »	Le compte bancaire n’est pas activé pour Match Bank Data	Activez-le pour Match Bank Data et Reconcile Account Statement (étape 4 de la configuration, g).
« NetSuite did not store the Account Linking row for bank account … »	Le compte bancaire n’a pas pu être ajouté au profil de format	Dans le sous-onglet Account Linking du profil de format, ajoutez le compte bancaire vous-même.
« The bank account number is missing or contains an underscore. »	Le compte bancaire NetSuite n’a pas de numéro de compte, ou celui-ci contient _	Donnez au compte bancaire un numéro sans _ (étape 4 de la configuration, g).
« The currency symbol … in NetSuite is not the ISO 4217 code … »	Le ISO Code de la devise du compte bancaire n’est pas le code standard à trois lettres	Dans Lists > Accounting > Currencies, ouvrez la devise et définissez ISO Code sur le code ISO 4217, par exemple EUR.
« Bank account … is linked to another general ledger account … in NetSuite. »	Dans Account Linking du profil de format, ce numéro de compte est déjà lié à un autre compte	Corrigez ou supprimez cette ligne dans Account Linking.
« The date format … of the bank statement parser configuration is not supported. »	Le parser du profil de format utilise un format de date sans mois, jour et année	Dans Parser Configuration du profil de format, utilisez un format de date avec uniquement M, D et Y (étape 4 de la configuration, f).
Les relevés bancaires n’apparaissent pas dans Match Bank Data	Ils attendent le prochain import	Cliquez sur Update Imported Bank Data, au maximum une fois toutes les 60 minutes.
Toujours rien dans Match Bank Data ni dans Banking Import History après Update Imported Bank Data	Un plug-in n’est pas activé	Cochez Chift Bank Statement Import et CSV Plugin Implementation dans Manage Plug-ins (étape 4 de la configuration, c).
Update Imported Bank Data : « Your account is not configured with a bank connection »	Aucun relevé n’a encore été envoyé pour ce compte bancaire, il n’est donc pas lié au profil de format	Attendez que votre fournisseur envoie un premier relevé, puis réessayez.
« You can only import bank data for an account every 60 minutes. »	Un import a été lancé pour cette Financial Institution il y a moins d’une heure	Réessayez dans une heure, ou attendez l’import planifié.
« Record ‘formatprofile’ was not found », ou « You need the ‘SuiteScript’ permission »	Vous vous connectez avec votre propre rôle, et il lui manque Setup > Financial Institution Records ou Setup > SuiteScript	Accordez Financial Institution Records en Full et SuiteScript en View, ainsi que Lists > Documents and Files en Create.