NetSuite

Hoe je je NetSuite-account koppelt: wat je nodig hebt en hoe je verbinding maakt.

​

🚨 Vereisten

Het volgende moet in je NetSuite-account in orde zijn voordat je begint:

• Je hebt een Administrator-rol, of een rol met de SuiteApp Marketplace-machtiging (nodig om een bundle te installeren).
• Je hebt de Bundle ID die Chift aanlevert: 703899 (of die van je provider, voor een bundle met eigen merknaam).
• Alleen als je softwareleverancier banktransacties naar NetSuite stuurt: één extra instelling, beschreven in Setup-stap 4. Dit hangt ervan af of de ZoneReconcile SuiteApp op je account is geïnstalleerd.

Alles wat Chift nodig heeft (een script, een rol met minimale rechten, het OAuth 2.0-integratierecord en een map voor bijlagen) wordt met één klik door de bundle geleverd. Je hoeft nooit bestanden te uploaden, scripts handmatig te configureren of een Client ID of Secret te kopiëren.

De volledige setup bestaat uit vier stappen: functies inschakelen → de bundle installeren → de rol toewijzen → autoriseren. Als je provider banktransacties verstuurt, voeg dan Setup-stap 4 toe voordat je autoriseert.

​

⚙️ Setup

Je moet voor onderstaande stappen zijn ingelogd op je NetSuite-account.

​

☑ 1. Schakel de juiste bedrijfsfuncties in

Ga naar het tabblad Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud. Schakel elk van de volgende in, sla op en accepteer elke Terms of Service-melding.

Dit moet gebeuren vóór het installeren van de bundle: zonder ingeschakelde Server SuiteScript kan het meegeleverde script niet worden geïnstalleerd.

• SuiteScript → Client SuiteScript, Server SuiteScript

  

• Manage Authentication → OAuth 2.0

  

• SuiteTalk (Web Services) → REST Web Services

  

• Custom Records → Custom Records

  

Als je account custom segments gebruikt als analytische dimensies, schakel dan ook SuiteCloud > Custom Segments in (je verleent de bijbehorende machtiging later op de rol; de machtiging verschijnt pas zodra de functie aanstaat).

​

☑ 2. Installeer de Chift-bundle

Ga naar Customization > SuiteBundler > Search & Install Bundles, voer de Bundle ID 703899 in, bekijk de lijst met objecten en klik op Install.

Het script en de deployment ervan, de rol Chift Integration, het integratierecord en de map Chift Attachments worden allemaal in één klik geïnstalleerd.

Om de bundle later te verwijderen: Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles → selecteer de bundle → Uninstall.

​

☑ 3. Wijs de rol Chift Integration toe (en log opnieuw in)

Je kunt dit nu doen of op het moment van verbinden. De rol vooraf toewijzen is het netst, maar als dat hier niet is ingesteld, kan de gebruiker de juiste rol nog steeds selecteren (of ernaar overschakelen) op het NetSuite-toestemmingsscherm tijdens het verbinden (zie Controleer de rol bij het verbinden in de sectie Verbinding hieronder).

De bundle installeert de roldefinitie, maar wijst deze niet toe aan een gebruiker. Wijs de rol toe aan de gebruiker die verbinding zal maken met Chift.

Wijs de rol toe via Setup > Users/Roles > Manage Users > de gebruiker > subtabblad Access > voeg Chift Integration toe > Save.

✅ Aanbevolen: gebruik een aparte integratiegebruiker. Maak of kies een medewerker wiens enige rol Chift Integration is (geen Administrator, geen andere rol). Dit zorgt ervoor dat de verbinding tijdens gebruik minimale rechten houdt.

Als je je eigen rol gebruikt in plaats van de meegeleverde rollen: voeg daaraan de machtiging Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates toe (onder Setup). Zonder deze machtiging werkt de verbinding nog steeds, maar blijft ze op de standaard OAuth-flow en moet ze ongeveer elke 30 dagen opnieuw worden geautoriseerd. Met deze machtiging schakelt ze over naar certificaatgebaseerde (machine-to-machine) authenticatie en verloopt ze nooit. Je moet er ook voor zorgen dat de machtiging Subsidiaries View/List is ingesteld op de gebruikte rol.

Je MOET uitloggen en opnieuw inloggen na het toewijzen van de rol. NetSuite cachet rollen per sessie, dus een nieuw toegewezen rol wordt pas selecteerbaar nadat de gebruiker is uitgelogd en opnieuw ingelogd. Als je dit overslaat, verschijnt de rol niet op het toestemmingsscherm in de volgende stap.

​

☑ 4. Banktransacties voorbereiden (alleen als je provider ze verstuurt)

Sla deze stap over als je softwareleverancier geen banktransacties naar NetSuite stuurt.

Zodra de setup klaar is en je eerste afschriften binnenkomen, zie Banktransacties in Goed om te weten voor waar je ze vindt en hoe je ze matcht.

Bankafschriften bereiken NetSuite op een van twee manieren. Je kiest dit niet zelf: het hangt alleen af van de vraag of de ZoneReconcile SuiteApp van Zone & Co op je account is geïnstalleerd. Om dit te controleren, kijk je of er een menu Transactions > Bank Reconciliation is: dat bestaat alleen als ZoneReconcile is geïnstalleerd.

Banktransacties hebben de rol Chift Integration nodig (of je eigen rol met dezelfde toegang). Chift Integration (Read Only) kan geen bankafschriften importeren.

ZoneReconcile is geïnstalleerd

Je bankafschriften worden naar ZoneReconcile geschreven, en ZoneReconcile matcht ze met je openstaande facturen en inkoopfacturen.

Controleer eerst de versie van de integratiebundle. Bankafschriften met ZoneReconcile vereisen versie 1.2 of later van de bundle uit Setup-stap 2. Controleer de versie in Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles. Is die ouder, open de bundle dan en klik op Update: hij werkt zichzelf nooit bij. Als je dit overslaat, mislukt het versturen van bankafschriften met de melding “Script extension version not valid.”

Geef vervolgens de rol waarmee je verbinding maakt Full-toegang tot de twee bankrecordtypes van ZoneReconcile, Bank Statement en Bank Statement Transaction, en tot Lists > Perform Search. Doe dit vóór je verbinding maakt: zonder deze toegang kan de verbinding ZoneReconcile niet zien en mislukt ze met “Bank Statement Parsers is not installed.” Als je dit later verleent, test de verbinding dan opnieuw.

Daarna, in ZoneReconcile, voor elke bankrekening die afschriften zal ontvangen:

1. Maak de Bank Account Configuration aan, onder Setup > Bank Reconciliation Setup > Bank Account Configurations (Setup > ZoneReconcile Setup > Bank Account Configuration in oudere versies). Vul de catch-all GL-rekening, het veld met de naam van de tegenpartij en de standaard crediteuren- en debiteurenrekeningen in. ZoneReconcile matcht alleen afschriften van een bankrekening die er een heeft.
2. Stel de Matching Preferences in, voor debet en voor credit. Bijvoorbeeld Match Open Credits on Exact match of amount om klantbetalingen op bedrag te matchen.
3. Stel de Processing Preferences in.

Valuta’s: een bankrekening in een vreemde valuta betaalt alleen facturen in diezelfde valuta. Een bankrekening in je basisvaluta kan facturen in elke valuta betalen. Om een factuur in basisvaluta te betalen vanaf een bankrekening in vreemde valuta heeft NetSuite een tussenrekening nodig: zie Foreign Currencies van Zone & Co.

Voor het matchen op documentnummer houdt ZoneReconcile alleen rekening met referenties van minstens 4 tekens die een cijfer bevatten, tenzij Allow non-numeric matches is ingeschakeld. Zie Matching Preferences.

ZoneReconcile is niet geïnstalleerd

Je bankafschriften lopen via de eigen bankdata-import van NetSuite, en je matcht ze in Match Bank Data. Stel dit eenmalig in:

Voer stap a tot en met g uit vóór je verbinding maakt.

a. Controleer de versie van de integratiebundle. Bankafschriften zonder ZoneReconcile vereisen versie 1.4 of later van de bundle uit Setup-stap 2. Controleer de versie in Customization > SuiteBundler > List of Installed Bundles. Is die ouder, open de bundle dan en klik op Update: hij werkt zichzelf nooit bij. Versie 1.4 voegt de plug-in Chift Bank Statement Import en de File Cabinet-map Chift Bank Statements toe. Houd precies één map met die naam, en hernoem die niet.

b. Installeer de Bank Statement Parsers SuiteApp. Ga naar Customization > SuiteBundler > Search & Install Bundles, klik op Advanced, zoek op Bundle ID 293699 (Bank Statement Parsers, van Oracle NetSuite, gratis) en klik op Install. Deze vereist dezelfde functies als Setup-stap 1. De bundle toont Pending… gedurende enkele minuten na de installatie.

c. Schakel de twee plug-ins in. Ga naar Customization > Plug-ins > Manage Plug-ins, vink Chift Bank Statement Import en CSV Plugin Implementation aan, en klik op Save. Als een van beide niet aangevinkt blijft, wordt er niets geïmporteerd en verschijnt er niets in Banking Import History.

d. Maak een Financial Institution aan. Ga naar Setup > Accounting > Financial Institution > New. Vul Financial Institution in, bijvoorbeeld de naam van je bank, en klik op Save.

e. Voeg het format profile toe. Open de opgeslagen Financial Institution in View-modus: in Edit-modus doet Add niets. Klik in het subtabblad Format Profile: Configuration op Add en vul in:

Veld	Waarde
Profile Name	Een willekeurige naam, bijvoorbeeld Bank statements format profile
Profile Type	Bank Reconciliation
Connectivity Method	Chift Bank Statement Import
Transaction Parser	CSV Plugin Implementation

Klik op Save. Houd slechts één actief format profile op deze Financial Institution.

Als Chift Bank Statement Import niet in de lijst staat, controleer dan stap a en c. Als CSV Plugin Implementation niet in de lijst staat, controleer dan stap b en c.

f. Laat de parserinstellingen zoals ze zijn. Houd in het subtabblad Parser Configuration van het profiel de standaardwaarden aan. Een aangepast datumformaat mag alleen M, D en Y gebruiken, bijvoorbeeld DD/MM/YYYY. Als je de parserinstellingen later wijzigt, kunnen afschriften die vóór de wijziging zijn verstuurd en nog niet geïmporteerd zijn, stukgaan of worden overgeslagen: verwijder die bestanden uit de map Chift Bank Statements en vraag je provider ze opnieuw te versturen.

g. Bereid elke bankrekening voor. Open voor elke bank- of creditcardrekening die afschriften zal ontvangen de rekening in Lists > Accounting > Accounts, klik op Edit, schakel ze in voor Match Bank Data en Reconcile Account Statement, en klik op Save. Ze heeft ook nodig:

• een rekeningnummer, zonder liggend streepje (_) erin, dat door geen enkele andere actieve rekening wordt gebruikt
• een valuta waarvan de ISO Code de driecijferige ISO 4217-code is, bijvoorbeeld EUR of GBP

Je hoeft Account Linking niet in te vullen: elke bankrekening wordt daar bij haar eerste afschrift toegevoegd.

h. Na je eerste afschrift: kies hoe vaak NetSuite importeert. Zodra een bankrekening gekoppeld is, importeert NetSuite standaard één keer per dag nieuwe afschriften. Je kunt dit wijzigen in het subtabblad Import Schedule van het profiel: een Unit of Time (uur of dag), een Frequency, een Import Date, een Import Time en een Time Zone. Vul ze allemaal in, of laat ze allemaal leeg. Zie Setting Up a Bank Import Schedule van Oracle.

Je kiest deze Financial Institution bij het verbinden, in het veld Financial institution.

---

​

⚡️ Verbinding

Start in Chift de NetSuite-verbinding en volg de stappen.

Stap 1: Kies een naam voor je verbinding.

Stap 2: Vul je NetSuite Account ID in.

Je Account ID staat aan het begin van je NetSuite-URL, bijv. https://1234567.app.netsuite.com → Account ID is 1234567. Vervang voor sandbox-accounts het streepje in de URL (sb-) door een liggend streepje (sb_), bijv. sb-12345 voer je in als sb_12345. (NetSuite-documentatie)

Stap 3: Klik op Authorize. Voer wanneer gevraagd je inloggegevens in (gekoppeld aan de app) om je NetSuite-account te verbinden.

Maak verbinding met de rol die je Chift wilt laten gebruiken, niet als Administrator. De verbinding draait met de rol waarmee de gebruiker autoriseert. Als een Administrator verbinding maakt, draait ze met volledige administratortoegang. Log in als de gebruiker met de beperkte rol die je in Setup-stap 3 hebt toegewezen (lezen + schrijven, alleen-lezen, of je eigen rol).

Controleer de rol bij het verbinden. Op het toestemmingsscherm toont NetSuite de rol die de verbinding zal gebruiken. Als de juiste rol tijdens de voorbereiding niet is toegewezen, of als de verkeerde is voorgeselecteerd, controleer dit dan hier en schakel over naar de juiste rol voordat je bevestigt.

Klik op Continue en dat is het: geen Client ID, Client Secret of RESTlet-URL om in te voeren. Standaard boekhoudgegevens en de scriptgebaseerde functies (bijlagen; banktransacties waar van toepassing) lopen allemaal over dezelfde OAuth 2.0-verbinding.

Financial institution (alleen als je provider banktransacties verstuurt). Na het autoriseren kan het verbindingsvenster om een Financial institution vragen:

• ZoneReconcile is niet geïnstalleerd: kies de Financial Institution die je in Setup-stap 4 hebt aangemaakt. Alleen die met een format profile zoals daar beschreven worden getoond.
• ZoneReconcile is geïnstalleerd: de lijst is leeg. Laat het veld zoals het is.

---

​

ℹ Goed om te weten

Rollen & machtigingen.

De bundle levert twee rollen: Chift Integration (lezen + schrijven) en Chift Integration (Read Only). Je kunt ook verbinding maken met je eigen NetSuite-rol, afgestemd op je behoeften; neem in dat geval contact op met de softwareleverancier van waaruit je deze verbinding start, om te weten welke minimale set machtigingen nodig is voor de scope van je integratie met NetSuite.

🚨 Op machine-to-machine-authenticatie blijven (geen maandelijkse herverbindingen).

Met welke rol je ook verbinding maakt (meegeleverd of je eigen), die heeft de machtiging Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates nodig (onder Setup in de machtigingenlijst van de rol) om de verbinding te laten overschakelen naar certificaatgebaseerde authenticatie en te stoppen met elke ~30 dagen opnieuw verbinden. De meegeleverde Chift Integration-rollen hebben deze al. Als je je eigen rol gebruikt, voeg hem dan handmatig toe:

Je hebt ook Client Credentials (Machine To Machine) Grant aangevinkt nodig op het NetSuite-integratierecord zelf (hetzelfde scherm als de scope-vinkjes REST Web Services en RESTlets). Dit geldt alleen als je je eigen integratierecord gebruikt in plaats van de Chift-bundle.

Zonder beide blijft de verbinding normaal werken, ze blijft dan enkel op de standaardflow en moet ongeveer één keer per maand opnieuw worden geautoriseerd.

OneWorld-accounts (meerdere subsidiaries).

De rol Chift Integration wordt geleverd met Subsidiary Restrictions = All zodat de connector elke subsidiary kan zien. Als dit wordt gewijzigd naar User Subsidiary, of als de voorkeur Include Sub-Subsidiaries van de gebruiker uitstaat (Home > Set Preferences > Restrict View), verschijnen onderliggende subsidiaries niet in Chift. Log opnieuw in na het wijzigen van een van beide.

Map voor bijlagen.

De bundle levert een File Cabinet-map Chift Attachments als standaarddoel voor opgeslagen bijlagen. Je kunt Chift in de instellingen na de verbinding naar een andere map laten wijzen. Hernoem de meegeleverde map niet: Chift herkent die op de exacte naam Chift Attachments.

Banktransacties.

Banktransacties vereisen alleen de setup van Setup-stap 4. Bijlagen en alle standaard boekhoudfuncties zijn hier niet van afhankelijk. Je softwareleverancier stuurt de bankafschriftregels; jij matcht ze in NetSuite of in ZoneReconcile.

Als ZoneReconcile is geïnstalleerd, verschijnen je afschriften in ZoneReconcile, onder Transactions > Bank Reconciliation. Ze worden niet vanzelf gematcht. Voor elk afschrift:

1. Open het afschrift en klik op Run Match. ZoneReconcile vindt de overeenkomende facturen en inkoopfacturen met je Matching Preferences.
2. Klik op Edit en daarna op Save. Dit is wat de betalingen aanmaakt: Run Match alleen boekt niets.

Als ZoneReconcile niet is geïnstalleerd, verschijnen je afschriften in Transactions > Bank > Bank Matching and Reconciliation > Match Bank Data:

1. Kies de bankrekening in Account. Een afschrift dat je provider verstuurt, staat in NetSuite, maar de regels ervan verschijnen pas na de volgende import. Het eerste verschijnt vanzelf binnen enkele minuten. Gebeurt dat niet, klik dan op Update Imported Bank Data. Latere afschriften komen met het importschema (Setup-stap 4, h), of eerder met Update Imported Bank Data. NetSuite staat één import per 60 minuten per Financial Institution toe, voor al haar bankrekeningen samen.

2. In het tabblad To Be Matched staan de afschriftregels onder Imported Bank Data, en je NetSuite-transacties onder Account Transactions. Selecteer aan elke kant een regel en klik op Match. Als er geen transactie past, selecteer dan alleen de afschriftregel en gebruik Add Journal Entry, Add Charge of Add Deposit. Gebruik Exclude voor een regel die je niet wilt matchen.

   

3. Controleer in het tabblad Review de gematchte regels en klik op Submit Selected of Submit All. De matches worden pas vastgelegd wanneer je indient. Tot dan stuurt Undo Selected een regel terug naar To Be Matched.

   

Een bankregel wordt gematcht met een betaling of een andere transactie, niet rechtstreeks met een openstaande factuur of inkoopfactuur.

---

​

❓ Probleemoplossing

Symptoom	Oorzaak	Oplossing
De verbinding vraagt elke ~30 dagen om opnieuw verbinden, hoewel al het andere correct is ingesteld	De aangepaste rol mist Manage own OAuth 2.0 Client Credentials certificates, of op het integratierecord staat Client Credentials (Machine To Machine) Grant niet aangevinkt	Voeg de machtiging toe aan de rol en/of vink de grant aan op het integratierecord, en voer daarna Test Connection uit
INSUFFICIENT_PERMISSION / “You do not have privileges to view this page” bij bijlage- of bankoproepen	Je hebt verbinding gemaakt als Administrator in plaats van met de Chift Integration-gebruiker, of de rol van het token zit niet in de audience van de script deployment	Maak opnieuw verbinding als de specifieke integratiegebruiker (Verbinding, stap 3).
De rol Chift Integration is niet selecteerbaar op het toestemmingsscherm	Rol toegewezen maar de sessie is niet vernieuwd	Log uit en weer in als de integratiegebruiker (Setup-stap 3), en probeer opnieuw.
De subsidiary-lijst toont alleen de moedermaatschappij (OneWorld)	Subsidiary Restrictions van de rol = User Subsidiary, of Include Sub-Subsidiaries staat uit	Stel Subsidiary Restrictions = All in op de rol, schakel Include Sub-Subsidiaries in, en log opnieuw in.
De map Chift Attachments verschijnt niet in de mapkeuzelijst	De map is hernoemd	Behoud de exacte naam Chift Attachments.
De bundle installeert niet (“script cannot be deployed”)	De functie Server SuiteScript / Custom Records is niet ingeschakeld	Voltooi Setup-stap 1 vóór de installatie.
Een specifiek endpoint geeft tijdens gebruik een 403	De rol mist die transactie-/lijstmachtiging	Verleen de ontbrekende machtiging op de rol Chift Integration.
”Bank Statement Parsers is not installed.”	De Bank Statement Parsers SuiteApp is niet geïnstalleerd, en ZoneReconcile is niet geïnstalleerd of je rol kan de bankrecords ervan niet lezen	Installeer bundle 293699 (Setup-stap 4, b). Als ZoneReconcile is geïnstalleerd, geef je rol dan toegang tot de bankrecords ervan (Setup-stap 4, tabblad ZoneReconcile) en test de verbinding opnieuw.
”The bank statements folder is not set up.”	De map Chift Bank Statements die door de bundle is geïnstalleerd, is hernoemd, verwijderd of gedupliceerd	Houd precies één actieve map met die exacte naam (Setup-stap 4, a).
”No single bank reconciliation format profile is set up for the import.”	De Financial Institution heeft geen format profile met Chift Bank Statement Import en CSV Plugin Implementation, of heeft er meerdere actief	Houd precies één actief format profile zoals ingesteld in Setup-stap 4, e.
”No financial institution is selected for the bank statement import.”	Het veld Financial institution is leeg gelaten	Kies je Financial Institution in de verbindingsinstellingen (sectie Verbinding).
De lijst Financial institution is leeg, en ZoneReconcile is niet geïnstalleerd	Geen enkel actief format profile gebruikt zowel Chift Bank Statement Import als CSV Plugin Implementation	Stel het format profile in (Setup-stap 4, e) en open daarna de verbindingsinstellingen opnieuw.
”Script extension version not valid.”	De integratiebundle die op je account is geïnstalleerd, is te oud voor bankafschriften: die vereisen versie 1.2 of later met ZoneReconcile, 1.4 of later zonder	Werk de bundle 703899 bij (Setup-stap 4: het tabblad ZoneReconcile, of stap a zonder ZoneReconcile).
”The bank account … is not enabled for bank data matching.”	De bankrekening is niet ingeschakeld voor Match Bank Data	Schakel ze in voor Match Bank Data en Reconcile Account Statement (Setup-stap 4, g).
”NetSuite did not store the Account Linking row for bank account …”	De bankrekening kon niet aan het format profile worden toegevoegd	Voeg de bankrekening zelf toe in het subtabblad Account Linking van het format profile.
”The bank account number is missing or contains an underscore.”	De NetSuite-bankrekening heeft geen rekeningnummer, of het bevat _	Geef de bankrekening een nummer zonder _ (Setup-stap 4, g).
”The currency symbol … in NetSuite is not the ISO 4217 code …”	De ISO Code van de valuta van de bankrekening is niet de standaard driecijferige code	Open de valuta in Lists > Accounting > Currencies en stel ISO Code in op de ISO 4217-code, bijvoorbeeld EUR.
”Bank account … is linked to another general ledger account … in NetSuite.”	In Account Linking van het format profile is dit rekeningnummer al aan een andere rekening gekoppeld	Corrigeer of verwijder die regel in Account Linking.
”The date format … of the bank statement parser configuration is not supported.”	De parser van het format profile gebruikt een datumformaat zonder maand, dag en jaar	Gebruik in Parser Configuration van het format profile een datumformaat met alleen M, D en Y (Setup-stap 4, f).
Bankafschriften verschijnen niet in Match Bank Data	Ze wachten op de volgende import	Klik op Update Imported Bank Data, hoogstens één keer per 60 minuten.
Nog steeds niets in Match Bank Data of in Banking Import History na Update Imported Bank Data	Een plug-in is niet ingeschakeld	Vink Chift Bank Statement Import en CSV Plugin Implementation aan in Manage Plug-ins (Setup-stap 4, c).
Update Imported Bank Data: “Your account is not configured with a bank connection”	Er is nog geen afschrift voor deze bankrekening verstuurd, dus ze is niet aan het format profile gekoppeld	Wacht tot je provider een eerste afschrift stuurt, en probeer dan opnieuw.
”You can only import bank data for an account every 60 minutes.”	Er is minder dan een uur geleden een import uitgevoerd voor deze Financial Institution	Probeer het over een uur opnieuw, of wacht op de geplande import.
”Record ‘formatprofile’ was not found”, of “You need the ‘SuiteScript’ permission”	Je maakt verbinding met je eigen rol, en die mist Setup > Financial Institution Records of Setup > SuiteScript	Verleen Financial Institution Records op Full en SuiteScript op View, plus Lists > Documents and Files op Create.